Datenschutz-erklärung Flexarbeiter

Zweck dieser Datenschutzerklärung ist es, Flexarbeiter der Flexpoint Diensten Groep, nachstehend "Flexpoint" genannt, über die Art und Weise zu informieren, in der Flexpoint ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Diese Erklärung gilt daher nicht für das Stammpersonal von Flexpoint.
Flexpoint legt größten Wert auf die Privatsphäre der Zeitarbeiter. Sie nutzt die personenbezogenen Daten der Zeitarbeiter nur für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke und trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Flexpoint die Einhaltung der geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten zu ermöglichen.

1. Was sind personenbezogene Daten?
Die Datenschutz-Grundverordnung definiert personenbezogene Daten wie folgt:

"Alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person; eine identifizierbare natürliche Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Bezugnahme auf einen Identifikator wie einen Namen, eine Identifikationsnummer, Standortdaten, einen Online-Identifikator oder einen oder mehrere spezifische Faktoren der physischen, physiologischen, genetischen, geistigen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person".

Wenn sich diese Datenschutzerklärung auf personenbezogene Daten bezieht, wird auf diese Definition aus der Verordnung verwiesen.

Es werden keine besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet. Unter Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten wird verstanden:

"Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, die Gewerkschaftszugehörigkeit und die Verarbeitung genetischer Daten, biometrischer Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person oder Daten über die Gesundheit oder Daten über die sexuelle Ausrichtung oder das Verhalten einer Person enthalten."

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet, für welche Zwecke verarbeitet Flexpoint diese personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

2a. Vor der Umsetzung des Zeitarbeitervertrags hat der Zeitarbeiter/Kunde/Nutzer Flexpoint die erforderlichen personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen und die für die Umsetzung des Zeitarbeitsvertrags und die Anwendung des geltenden Sozial-, Steuer- und Arbeitsrechts erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Flexpoint hält folgende Informationen in jedem Fall für notwendig:
  • Familienname/Mädchenname und Vorname
  • Initialen
  • Titel
  • Geburtsdatum und -Ort
  • Staatsangehörigkeit
  • Scan / Kopie eines Personalausweises
  • Arbeitserlaubnis
  • Aufenthaltserlaubnis
  • Führerschein
  • Steuernummer
  • Sprachkenntnisse
  • Geschlecht
  • Postanschrift
  • Wohnadresse
  • Telefonnummer (Festnetz & Handy)
  • E-Mail-Adressen
  • LinkedIn
  • IBAN-Kontonummer
  • Familienstand
  • Angaben zur Pension
  • Personalien Ehepartner(in) in Bezug auf die Rente
  • Funktion
  • Lohn
  • Studentenregelung
  • Krankenversicherung
  • Arbeitszeit
  • Diplome und Zertifikate
  • Berufserfahrung
  • Daten des/der früheren Arbeitgeber(s)
  • Dauer der befristeten Beschäftigung
  • Zeitraum der vorherigen Arbeitslosigkeit
  • Lebenslauf
  • Bewerbungsschreiben/Bewerbungs-E-Mail

Verweigert der Zeitarbeiter/Kunde/Nutzer die Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten oder Dokumente, behält sich Flexpoint das Recht vor, die Ausführung des Zeitarbeitsvertrags auszusetzen. Der Zeitarbeiter wird Flexpoint spontan und unverzüglich über Änderungen dieser personenbezogenen Daten informieren.

2b. Flexpoint speichert in der Akte auch die personenbezogenen Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist, wie zum Beispiel:
  • Zeitarbeitsvertrag
  • Entsendungsbestätigungen
  • Entsendungsvertrag
  • Lohnsteuererklärung
  • UWV-Status
  • UWV-bezogene Dokumente
  • Steuerbehördlich relevante Dokumente
  • Dokumente von Kommunen

2c. Flexpoint speichert in der Akte außerdem die personenbezogenen Daten, die für die Gewährung von Zusatzleistungen und Sanktionen an den Zeitarbeiter im Rahmen der Aufsichtszuständigkeit von Flexpoint aus dem Zeitarbeitsvertrag erforderlich sind:
  • Mahnungen, Verwarnungen, Aussetzungen, Mitteilungen bezüglich der Kündigung des Zeitarbeitsvertrags
  • Abwesenheiten aus irgendeinem Grund
  • Zielgruppenerklärung
  • Beurteilungsformulare
  • E301-Formular
  • A1-Formular
  • Befähigungsnachweise
  • Führungszeugnis
  • Exit-Formular
  • Darlehensvertrag
  • Studienvertrag
  • Prüfungsergebnisse
  • C4-Bescheinigung
  • Kündigungsbestätigung
  • Lohnpfändungen
  • (Unter-)Mietvertrag
  • Vollmacht zur Einbehaltung von Wohn- und/oder Pflegekosten

2d. Flexpoint speichert auch personenbezogene Daten in der Akte, um die legitimen Interessen von Flexpoint zu schützen, wie z.B. die Überwachung der Gesundheit und Sicherheit von Zeitarbeitern, die Kontrolle des Produktionsprozesses, den Schutz vertraulicher wirtschaftlicher, geschäftlicher und finanzieller Interessen des Arbeitgebers, den Schutz des Eigentums des Arbeitgebers, die sich unter anderem aus Folgendem ergeben:
  • Zugangs- und Ausgangskontrolle
  • Videoüberwachung
  • Track & Trace-Daten
  • Kontrolle der Nutzung von Internet, elektronischer Post und Social Media
Die Verarbeitung der aus den vorgenannten Kontrollen resultierenden personenbezogenen Daten wird in gesonderten Richtlinien und/oder Bestimmungen geregelt und dem Zeitarbeiter in gesonderten Dokumenten mitgeteilt.

2e. Es ist möglich, dass Flexpoint die personenbezogenen Daten des Zeitarbeiters für die Profilierung und Entscheidungsfindung auf der Grundlage eines Profils verarbeiten muss, einschließlich der Analyse der Daten.

Bei der Profilierung handelt es sich um jede Form der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung personenbezogener Daten zur Bewertung oder Vorhersage bestimmter persönlicher Aspekte einer natürlichen Person, insbesondere im Hinblick auf die Analyse oder Vorhersage ihrer beruflichen Leistung, wirtschaftlichen Situation, Gesundheit, persönlichen Präferenzen, Interessen, Zuverlässigkeit, ihres Verhaltens, ihres Standorts oder ihrer Bewegungen.

Wenn Flexpoint die personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke verwendet, garantiert Flexpoint dem Zeitarbeiter, dass er nicht Gegenstand einer Entscheidung sein wird, die ausschließlich auf Profilierung beruht und Rechtsfolgen hat, die sich auf den Zeitarbeiter beziehen oder eine wesentliche und gleichwertige Auswirkung auf den Zeitarbeiter haben.

Flexpoint sorgt daher immer für ein erhebliches Maß an menschlichem Eingreifen und garantiert, dass die Profilierung keine Rechtsfolgen hat, die sich auf den Zeitarbeiter beziehen oder eine signifikante und gleichwertige Wirkung haben.

In den übrigen Fällen garantieren wir, dass eine solche Entscheidung:
  • für den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages zwischen dem Zeitarbeiter und uns erforderlich ist
  • auf einer ausdrücklichen Zustimmung beruht; oder
  • gesetzlich erlaubt ist.

In den ersten beiden Fällen hat der Zeitarbeiter immer das Recht, das Eingreifen eines unserer Mitarbeiter zu verlangen, seinen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten. In allen drei oben genannten Fällen ist der Zeitarbeiter stets darüber zu informieren, dass er Gegenstand einer solchen Entscheidung ist, sowie über die Gründe für eine solche Entscheidung, was dies bedeutet und welche Folgen zu erwarten sind.

2f. Es ist möglich, dass Flexpoint z.B. aus Werbegründen ein Bild/Foto anfordert, um es auf der Website und/oder in Social Media zu veröffentlichen. Im letzteren Fall wird immer die Erlaubnis des Zeitarbeiters eingeholt, sowohl für die Aufnahme des Bildes/Fotos als auch für dessen Veröffentlichung.

3. An welche Dienstleister werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben und warum?

3a. Intern:
Flexpoint stellt sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Akte und die darin gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten und ergreift dazu alle erforderlichen internen und externen Sicherheitsmaßnahmen. Zur Einsichtnahme in die Akte und die darin gespeicherten personenbezogenen Daten sind berechtigt: der Personalvermittler, der Niederlassungsleiter, der Regionalleiter, die Geschäftsführung, sowie das Finanzpersonal, die Abwesenheitsabteilung, die Prozessabteilung, die Marketingabteilung und die Personalabteilung und schließlich Praktikanten.

3b. Extern:
Flexpoint stellt den Sozialversicherungsträgern auch personenbezogene Daten zur Verfügung, soweit dies zur Wahrung der Rechte von Zeitarbeitern gegenüber den Sozialversicherungsträgern erforderlich ist: Krankenversicherung, Rentenversicherungsträger, UWV, Steuerbehörde, Arbeitssicherheitsdienst oder wenn Flexpoint gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Folgende Dienstleister von Easymatch/Zeitarbeiter können personenbezogene Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben einholen und verarbeiten: Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Versicherungen, Banken, IT-Lieferanten, externe Berater, Gerichtsvollzieher, Gewerkschaften usw.

Flexpoint wendet sich nur an Dienstleister, die ausreichende Garantien hinsichtlich der Anwendung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen bieten, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung den geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten entspricht.

4. Wie lange werden diese personenbezogenen Daten bei Flexpoint aufbewahrt?
Die personenbezogenen Daten, deren Aufbewahrung Flexpoint gesetzlich ausdrücklich vorgeschrieben ist, werden mindestens für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die personenbezogenen Daten, deren Aufbewahrung nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben ist, werden zumindest für die Dauer des Zeitarbeitsvertrags und dies bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für Rechtsansprüche gegen Flexpoint aufbewahrt.

5. Hat Flexpoint die Absicht, personenbezogene Daten außerhalb Europas zu übermitteln?
Nein.

6. Rechte des Zeitarbeiters in Bezug auf die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten

6a. Der Zeitarbeiter hat ein Recht auf Einsichtnahme in und eine Kopie seiner personenbezogenen Daten, sofern die Ausübung dieses Rechts die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigt.

6b. Der Zeitarbeiter hat das Recht, alle ihn betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten berichtigen zu lassen.

6c. Jeder Zeitarbeiter hat das Recht auf die Löschung aller ihn betreffenden personenbezogenen Daten, die unvollständig oder irrelevant sind, deren Registrierung, Übermittlung oder Speicherung verboten ist oder die nach Ablauf der zulässigen Frist aufbewahrt wurden. Wenn die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, wird Flexpoint alle angemessenen technischen Maßnahmen ergreifen, um Links oder Kopien dieser personenbezogenen Daten zu löschen, ohne für das Ergebnis zu haften.

6d. Jeder Zeitarbeiter kann verlangen, dass Flexpoint die Verarbeitung personenbezogener Daten einschränkt und diese daher nicht weiterverarbeitet, aber aufbewahrt:
  • Im Falle einer Streitigkeit über die Richtigkeit der personenbezogenen Daten durch den Zeitarbeiter für den Zeitraum, der für die Überprüfung der Richtigkeit der personenbezogenen Daten durch Flexpoint erforderlich ist.
  • Bei unrechtmäßiger Verarbeitung durch Flexpoint
  • Wenn Flexpoint die personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt, sondern der Zeitarbeiter sie benötigt, um einen Rechtsanspruch geltend zu machen, auszuüben oder zu begründen.

Der Antrag auf die Einschränkung der Verarbeitung hindert Flexpoint nicht daran, die personenbezogenen Daten für die Erhebung, Ausübung oder Begründung eines Rechtsanspruchs oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person zu verwenden. Der Zeitarbeiter wird über diese Absicht informiert.

Der Zeitarbeiter hat das Recht, auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen, die er Flexpoint zur Verfügung gestellt hat. Der Zeitarbeiter kann Flexpoint auch auffordern, die personenbezogenen Daten, soweit dies technisch möglich ist, direkt an einen anderen Arbeitgeber zu übermitteln. Das Recht auf Übertragung der personenbezogenen Daten kann nicht gewährt werden, wenn dadurch die Rechte und Freiheiten anderer verletzt werden.

Kontaktdaten bei Flexpoint
Der Zeitarbeiter kann sich mit allen Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung seiner Rechte wenden an:

Sebas Winkel, Datenschutzbeauftragter
Per E-mail: gdpr@flexpoint.nl
Per Post: Flexpoint Services Group, Roda JC Ring 101, 6466 NH Kerkrade

Flexpoint wird den Zeitarbeiter so schnell wie möglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags, über die von Flexpoint als Reaktion auf den Antrag ergriffenen Maßnahmen informieren:
  • Bewilligung des Antrags
  • Unfähigkeit, das Ergebnis des Antrags innerhalb eines Monats an den Zeitarbeiter zu übermitteln, da der Antrag sehr komplex ist.
  • Ablehnung des Antrags und Möglichkeit, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen oder Berufung beim Gericht einzulegen.
  • Die Notwendigkeit zusätzlicher Informationen im Falle von Zweifeln an der Identität des Antragstellers. Flexpoint wird den Anträgen grundsätzlich kostenlos stattgeben, es sei denn, der Antrag des Zeitarbeiters ist offensichtlich unbegründet oder unverhältnismäßig, insbesondere wegen ihrer Wiederholung. In diesem Fall kann Flexpoint eine angemessene Verwaltungsgebühr erheben oder den Antrag ablehnen.

Der Zeitarbeiter hat ebenfalls das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einzureichen, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

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